Updates

12-11-2018 

* Huiswerkoverzicht voor ouders. Sinds de vorige update had dit een kleine bug.
* Wachtwoord reset voor ouders, leerling en hulpverleners in het webportaal. Deze was nog gedeactiveerd, maar werkt nu prima.
* 2FA voor ouders/leerlingen/hulpverleners kan nu worden aangezet als dit door hun wordt gewenst (Let op: 2fa is de veiligste optie).

Nieuwe functies:

* Mailgroepen (in te stellen in applicatiebeheer); de optie is er; deze moeten wel voor gebruik nog door de applicatiebeheerder worden aangemaakt.
* Afzender e-mail in het bericht
* Antwoorden en doorsturen van berichten
* Archiveren en verwijderen van berichten
* Als u bij gebruikersbeheer in het webportaal de gebruikersgegevens bekijkt, ziet u ook aan welke leerlingen deze gekoppeld zijn.

Let Op: Ons advies is om E-mail met privacygevoelige gegevens alleen nog via het postkantoor in SchoolDataBeheer te versturen. Zo weten u zeker dat het gegevensverkeer veilig, efficiënt en in overeenstemming met de AVG wordt afgehandeld.

Indien ouders, leerling en/of hulpverleners gegevens willen ontvangen om door te sturen naar wie dan ook (of u vragen dit te doen), dan heeft u vanaf nu de mogelijkheid om ze te verwijzen naar het webportaal. Ze kunnen hier alle gegevens van hun kind downloaden, incl. de bronverslagen en het OPP. Op deze manier kunt u voorkomen dat gegevens door u (uw medewerkers) via een onbeveiligde verbinding worden verstuurd, maar ook de efficientie binnen uw organisatie verhogen. U hoeft op deze manier voor het raadplegen en/of doorsturen van deze informatie niet meer de verantwoordelijkheid te dragen, niet meer voor toestemmingsverklaringen te zorgen of daadwerkelijk de handelingen te verrichten.


22-10-2018 

* Toevoeging van de module "Ondersteuningszwaarte". In deze module kan aan leerlingen een zogenaamd ondersteuningsgewicht worden toegekend. Dit geeft weer welke effort en facilitering een school vrij moet maken om deze leerling te begeleiden ten opzichte van de "basisondersteuning". Op zowel (ortho)pedagogisch als didactisch vlak kunnen er factoren bestaan die een leerling een hoger ondersetuningsgewicht geven. Managementmatig kan men sturen op de analyses die door SchoolDataBeheer worden gegenereerd door bijvoorbeeld de maximale grootte van groepen te monitoren of door de verdeling van klassenassistentie op deze gegevens te baseren.


* Structurerele aanpassingen en uitbreidingen van het webportaal (voorheen ouderportaal) voor leerlingen, ouders/verzorgers en/of hulpverleners. Vanaf deze update kunnen handelingsbevoegden de rechten van het webportaal zelf beheren, is de inlogfunctionaliteit uitgebreid met 2 factor authenticatie, kunnen alle bronverslagen ook door handelingsbevoegden worden gedownload en wordt alle e-mail vanuit het LVS afgehandeld binnen een soort intern postkantoor. Hierdoor wordt alle  privacygevoelige informatie verwerkt binnen SchoolDatabeheer. Deze aanpassingen zorgen enerzijds voor een avg-proof informatieverstrekking aan alle belanghebbenden, maar leveren ook een groot efficiëncyvoordeel op. De school kan alle doorgifte van informatie betreffende de leerling vanaf deze update namelijk volledig overlaten aan de handelingsbevoegde personen (vaak ouders/verzorgers of de leerling zelf vanaf 16 jaar).

* Bij CvB-verslagen is een aanvinkveldje toegevoegd voor leerplicht-gerelateerde zaken. Deze vergemakkelijken het overzicht van casuïstiek die met leerplicht besproken dient te worden.

* Bij het onderdeel "bestendiging" is een informatievak toegevoegd, waarin toelichtingen kunnen worden bijgehouden betreffende het vertek van een leerling.

* De lay-out is aangepast. Deze zal binnekort echter een grondige make-over krijgen gebaseerd op een nieuw logo, een nieuwe huisstijl en een nieuwe website.

* Tenslotte een aantal stabiliteitsaanpassingen en andere kleine aanpassingen.    


 25-05-2018 

* SchoolDataBeheer had al enkele jaren de mogelijkheid tot 2 factor authenticatie (2FA) via Yubikey. Vanaf 25-5-2018 is de inlogfunctionaliteit van SchoolDataBeheer uitgebreid met de mogelijkheid 2FA toe te passen via de gratis telefoon-apps: “google authenticator” en “Microsoft authenticator”.


29-03-2018

* Bij de gezinssamenstelling kunnen leerkrachten aangeven welke toestemmingen de tekenbevoegde personen geven voor het delen van contactgegevens en foto's. De effectieve toestemmingen staan dan op het overzichtscherm van de leerling. Bij de rapportages kan per klas een lijst van effectieve toestemmingen gedownload worden per klas. 

* Verzuimmeldingen kunnen (optioneel) gestuurd worden naar personen in de gezinssamenstelling.

* Ouders kunnen huiswerknotificaties voor hulpverleners UITzetten in de oudertoegang.

* Leerkrachten kunnen huiswerknotificaties voor het correspondentie- en leerling mailadres uitzetten in het scherm met leerlinggegevens (onder taxi-vervoer).

* Notificaties naar leerkrachten (zoals TODO) worden niet meer in het weekend en lesvrije weken verstuurd.

* Controle op geldige email adressen op invoervelden: Indien een e-mailadres een ongeldig formaat heeft volgt een melding; het betreffende veld wordt gemarkeerd en het formulier kan niet opgeslagen worden.


29-01-2018

Verandering/uitbreiding Arrangementenmodule:

* Raadplegen arrangementen: In het hoofdmenu is onder "groep" een onderdeel toegevoegd, namelijk: "Arrangementen raadplegen". Hier wordt een overzicht van alle leerlijnen weergegeven, onderverdeeld in didactische en pedagogische leerlijnen. Hier kan een selectie worden gemaakt en uitgeprint van één of meerdere hoofdstukken. Tevens zijn de geuploade ondersteuningsdocumenten per hoofdstuk hier opvraagbaar en printbaar.

* Overzicht lesprogramma huidige periode voor leerkrachten: Indien de leerkracht zijn/haar groep of niveaugroep aanklikt, dan verschijnt op de menubalk bovenaan, naast het printericoontje, een extra blauw icoontje. Door hierop te klikken, krijgt de leerkracht automatisch een overzicht van alle te behandelen leerstof vanuit de arrangementen voor de huidige periode. Hierin is het leerstofaanbod gecategoriseerd naar intensief, basis en excellent arrangement. Voor welke leerlingen de diverse arrangementen gelden staat er ook duidelijk bij vermeld. De leerkracht kan bijlages m.b.t. ondersteuning voor bijvoorbeeld intensieve en excellente arrangement rechtstreeks vanuit dit scherm downloaden. Kortom: alles in één handig overzicht.

* Er is een kleine onvolkomenheid gerepareerd bij het evalueren van arrangementen: SDB liet slechts één evaluatie per blok/doel zien en dat was niet correct indien een leerling een blok dubbel deed. Vanaf nu kunnen meerdere evaluaties plaats vinden op één blok/doel.

Veranderingen in de verzuimmodule:

* In de verzuimmodule werd reeds het ongeoorloofd verzuim (16 uren in 4 weken) geteld en automatisch per e-mail en op het scherm gemeld bij de gebruikers die hierop zijn ingesteld. Vanaf vandaag telt de module ook 6 keer te laat per schooljaar en geeft dan de bekende melding. Na een melding start het tellen van de "te laat-meldingen" opnieuw. Aan het begin van een nieuw schooljaar wordt de telling steeds op "0" ingesteld.


11-12-2017

* Taxivervoer: Je kunt nu per leerling aangegeven of een leerling taxivervoer heeft en zo ja, welk busje en op welke locatie de leerling opgehaald wordt. De gegevens m.b.t. het taxivervoer verschijnen dan op het home-scherm van de leerling. Handig, als er een leerling de taxi moet halen, maar je niet precies weet waar hij moet zijn.

* Verzuim: De applicatiebeheerder kan nu per klas aangeven hoelang een lesuur duurt en of het VSO of SO betreft. Standaard kan je kiezen uit een lesuur of een klokuur. Het is echter ook mogelijk om bij de keuzelijsten nog extra lesuren aan te maken en daarbij een afwijkende tijd op te geven. Als een school verschillende lesuren kent (theoretisch zou dat kunnen) dan past het systeem nu altijd. Bij het bepalen van de verzuimmelding voor DUO wordt rekening gehouden met de ingestelde lesduur van de groep waar de leerling in zit. Middels SQL scripts zal Orthoventief proberen om zo veel mogelijk van de huidige lesuur-instellingen over te zetten naar de nieuwe methode (wellicht kan de applicatiebeheerder hier e.e.a. controleren).

* Hulpverlening: Als er een wijziging wordt opgeslagen bij de hulpverlening, dan kan een notificatiemail worden gestuurd. De mailadressen kunnen, net als bij de personalia (vorige update), worden ingevoerd bij de keuzelijsten.

* Uitstroomprofielen: Indien een VOPP wordt ingesteld, kan gekozen worden (bij de OPP-instellingen) voor een "Observatieperiode" alvorens gestart wordt met de reguliere evaluaties in het OPP. Vanaf nu kan hier al het perspectief, uitstroomniveau en uitstroombestemming worden ingevuld. Op deze manier wordt het OPP op een vloeiendere en meer logische manier opgestart.

* Logboeken: "Contacten en afspraken" is omgedoopt in "Logboek (algemeen)". Daarnaast zijn er twee logboeken bijgekomen: een voor medische zaken en een voor incidenten. Op deze manier kunnen de laatste categorieën beter worden gescheiden van algemene logboekitems.

* TooltipsLeeswijzers, tooltips en sjablonen onderhoud
De naam van het menu-item voor het onderhoud van leeswijzers is nu gewijzigd in "Leeswijzers, tooltips en sjablonen" omdat deze naam de lading beter dekt.


1-11-2017

* Vanaf 1 november is het mogelijk om automatisch notificaties te versturen naar vooraf ingestelde e-mailadressen als bepaalde gegevens gewijzigd zijn. Bij deze update gaat het om: naam,  adres, postcode, de drie belangrijkste telefoonnummers en het correspondentie-emailadres. Zodra iemand deze gegevens bij een willekeurige leerling wijzigt en opslaat, wordt een e-mail verstuurd met daarin alle genoemde gegevens. De wijziging wordt geel gemarkeerd en je ziet zowel de oude als de gewijzigde gegevens. Deze functionaliteit is primair ingebouwd om medewerkers, die de gegevens in meerdere systemen synchroon moeten houden, automatisch van mutaties op de hoogte te houden.

De applicatiebeheerder vindt de instellingen van deze functionaliteit via applicatiebeheer onder "keuzelijsten" , laatste item.

NB: In de volgende update wordt deze functionaliteit ook toegepast op het onderdeel "hulpverlening". 


 26-10-2017

* Bij het inlogscherm is de mogelijkheid ingebouwd om het wachtwoord te resetten indien u dit vergeten bent. U krijgt dan een geautomatiseerde e-mail met nieuwe inloggegevens.
* Voor de applicatiebeheerder is functionaliteit igebouwd, waardoor bij het aanmaken van een nieuwe gebruikersaccount automatisch de inlogegevens worden verstuurd naar de nieuwe gebruiker.
* Het totaalverslag is uitgebreid met een aantal nieuwe onderdelen. Indien u de keuze maakt voor bepaalde onderdelen kunt op individueel, groeps- of schoolniveau een overzicht generen van diverse samenstellingen van deze gegevens. U kunt bijvoorbeeld alle leerlingen tonen die een DSM-classificatie hebben of alle leerlingen met de actuele hulpverleningsgegevens etc. .
* In de oudertoegang is een koppeling toegevoegd waarmee ouders en leerlingen via deze toegang tevredenheidsvragenlijsten kunnen invullen afkomstig van B&T. De school dient dan wel de analyse te hebben uitbesteed bij dit bedijf.
* In de huiswerkmodule is de mogelijkheid toegevoegd om tot maximaal 3 bijlages te uploaden. Op deze manier kan de leerkracht het huiswerk uploaden. De leerling, cq. de ouders, kunnen het huiswerk dan via de ouder-/leerlingtoegang downloaden.


 22-9-2017

* In het Ontwikkelingsperspectief is een onderdeel toegevoegd vóór het onderdeel "evaluaties". Het onderdeel "evalueren" start steeds met het beoordelen van de didactische en pedagogische doelen, echter de eerste keer bestaat het probleem dat deze nieuwe doelen vaak nog niet eenduidig zijn geformuleerd. Veel scholen gebruiken een periode na de start om te onderzoeken hoe de leerling fnctioneert binnen de nieuwe setting. In het toegevoegde onderdeel "observatieperiode" zijn 2 datumvelden en 4 tekstvelden ingevoegd. Middels de datum velden kan de observatieperiode worden vast gelegd. In de 4 tekstvelden achtereenvolgens de pedagogische en didactische bevinden naar aanleiding van de observatieperiode en de doelen die hieruit geformuleerd worden. Aan de hand y⅞van deze doelen kan dan vervolgens de eerste keer geëvalueerd worden. Het onderdeel "observatieperiode" is optioneel en kan worden aangeklikt in het applicatiebeheer onder "instellingen OPP". De optie kan per klas worden ingesteld. 

TIP: Er bestond een tijdje onduidelijkheid met betrekking tot de invulling van het begrip "uur" in het kader van ongeoorloofd verzuim. 
Omdat speciaal onderwijs onder regelingen van het PO valt volgens de WEC (Wet op de ExpertiseCentra), moeten er bij verzuimmeldingen klokuren worden gebruikt, en geen lesuren. Op reguliere scholen wordt in het VO wel lesuren gebruikt bij het melden, maar op dit gebied is de WEC dus leidend. U dient dus in het applicatiebeheer bij "lesuren" 60 minuten in te vullen, zodat SchoolDataBeheer de verzuimmeldingen na de correcte verzuimperiode verstuurt.


14-9-2017

* Indien bij import/export de mappen in "verslagen" niet matchen, dan werden sommige bestanden niet weergegeven aan de importkant.
Nu worden deze verslagen in de hoofdmap van "verslagen" geplaatst als de mappen uit de verschillende systemen niet overeenkomen.
Op deze manier worden altijd alle verslagen gesynchroniseerd.
* In de huiswerkmodule is, naast weergave in de ouder-/leerlingtoegang, de optie opgenomen om automatisch emails te sturen naar
de leerling, het correspondentie-emailadres en naar wens ook naar hulpverleners of andere ondersteuners uit het systeem rondom de leerling. 


 1-9-2017

* Het opvragen van een uitstroom overzicht (zie rapportages, overig).
* Het mailen van bestendigingen via Schoolmenu -> Leerlingmutaties (tekst kan aangepast worden in het applicatiebeheer bij de HGPD tooltips.

* Foto meesturen in de mailer (zie tabblad opties, alleen zichtbaar indien een pasfoto aanwezig is).
* Foto-app is nu in het menu opgenomen, alleen zichtbaar indien SDB op een mobiel apparaat geopend wordt.
* Transitiedocument (speciale printversie van OPP).
* OPP selectie voor oudertoegang.


 15-3-2017

 * De opmaak van de cijferlijsten is gecorrigeerd. Hier versprongen de rijen. Bij het invullen van de cijfers zijn de lange toetsnamen nu afgekapt. Als u met de cursor boven de toetsnaam "hangt" verschijnt de volledige naam.

* De cijferlijsten konden reeds worden afgedrukt als onderdeel (structurele opbrengsten) van het ontwikkelingsperspectief. Nu kunnen de cijfers ook per schooljaar (dus ook historisch) worden afgedrukt bij het onderdeel "cijferlijsten" (via het bekende printericoontje).
* Bulk-mail naar leerlingen: Iemand die de rol "lvs_mailer" heeft kan vanuit SchoolDataBeheer e-mails sturen naar groepen of leerlingen. (voor de applicatiebeheerder: let op om de rollen opnieuw in te lezen en dan aan de betreffende groepen toe te kennen).
* Bij de protectieve en belemmerende factoren zijn samengevoegd tot kindfactoren. Er kan nu zowel een positieve als een negatieve score ingevuld worden. Deze scores krijgen dan verschillende tinten groene of rode achtergronden. 


28-11-2016

* Deze update heeft betrekking op het informatieformulier en het workflowsysteem voor aanvragen binnen het LAVS (aanvraagcirkel).

* Bij het "advies" in het informatieformulier kan nu worden aangegeven welk schooljaar het betreft. Er kunnen nu meerdere adviezen worden aangemaakt waardoor hier een " advieshistorie" ontstaat (gesorteerd op schooljaar). Bij export vanuit SDB naar LAVS worden de adviezen gesynchroniseerd.
* Bij het aanmaken van een nieuwe aanvraag worden het recentste "traject" en "advies" opgehaald uit het informatieformulier en automatisch ingevuld in de aanvraag. 
* Tenslotte is de aantekeningentool voor de CTO in LAVS bijgewerkt zodat ook hier een " historisch beeld" ontstaat en gemakkelijk aantekeningen van eerdere aanvragen raadgepleegd kunnen worden.


30-10-2016

* In de oudertoegang wordt de bestandsnaam niet meer getoond voor de algemene documenten.

* Het kopje "genetica/syndromen" in het informatieformulier en OPP is vervangen door "ziektebeeld".
* Via afdrukbeheer, tabblad overig kan een verzuimoverzicht van de gehele school worden opgevraagd.
* Lesverwijderingen en schorsingen van leerlingen worden nu standaard slechts zichtbaar voor het lopende schooljaar.
* Het is nu mogelijk om verzuimmeldingen (>16 lesuren in 4 weken) ook automatisch te sturen naar geselecteerde hulpverleners (bij elke hulpverlener kan deze optie worden aangevinkt). Op deze manier kan ook een leerplichtambtenaar worden opgenomen, zodat bijvoorbeeld van een leerling uit een andere regio de verzuimmelding automatisch naar de betreffende ambtenaar wordt gestuurd. 
* De rapportage verzuim is aangepast (memo opgenomen, tijd registratie verzuimmelding vervallen).
* In de huiswerkmodule kunnen leerlingen uitgevinkt worden die geen huiswerk hoeven te maken. Zo kan de leerkracht ook één of enkele leerlingen huiswerk geven i.p.v. slechts de gehele klas.